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近年、大規模な自然災害や新型コロナウイルスなどの感染症流行など、企業の存続に影響を与える事態の発生が目立っています。企業の規模を問わず、BCP策定の必要性が高まっていることは言うまでもありません。そこで、今回は、中小企業がBCPを作成する際の基本的な手順や運用方法について解説します。

1.BCPとは？

BCPはBuisiness Continulty Planの略で、日本語では「事業継続計画」と言います。これは、災害や緊急事態が発生した場合でも、事業の中断を最小限に抑えられるようにするための計画です。損害を最小限にとどめつつ、重要な事業を早期復旧させることにより、経営を安定・存続させることを目的としています。

BCPが防災計画と大きく異なる点は、「どのような事態が起こっても止められない業務」＝中核事業を特定し、目標復旧時間などを設定する点です。リスクを回避したり、ダメージを最小限に抑えたりするために必要な対策を、平常時に取り組んでおく対策と緊急事態発生時の対応に分け、それぞれ取り決めておく点も特徴と言えます。　

2.BCP策定の基本ステップ

BCPの策定には基本的な手順があります。必要事項の漏れを防ぐためにも、以下のステップに沿って進めていくことが大切です。基本のステップを順番に見ていきましょう。

ステップ①リスクを洗い出し業務への影響を分析する

まずは、自社が直面するであろうリスクを洗い出します。そのうえで、どのような影響になるかを分析しましょう。リスクは、地震や台風、豪雨といった自然災害だけではありません。火災や感染症、サイバー攻撃なども含まれます。リスクごとに、どの業務がどれくらいの時間ストップすると壊滅的な影響が出るのかを分析する段階です。各部署や各拠点にも協力を募り、現実的なデータを集めるようにしましょう。そうすることで、企業として何を守らなければいけないかがはっきりします。

ステップ②中核業務の特定と優先順位の決定を行う

次に、自社の業務の中から 「どのようなことがあっても絶対に止めてはならない業務」が何なのかを特定します。製造業なら 基幹ラインの操業や原材料の調達業務の継続が重要になるでしょう。基幹ラインだけでも動かせれば、細々とでも事業を継続できます。原材料を十分に確保できていれば、いち早く製造を再開できるかもしれません。サービス業の場合は、顧客対応の窓口業務や、データの保全業務の優先度が高いでしょう。

業務に優先順位を付け、優先度の高い業務からBCPに落とし込んでいきます。その際、どのような基準で優先順位を決めたのかも明記しておくと、関係部署からの反発を避けられ、協力も得やすくなるでしょう。

ステップ③代替拠点や代替手段を検討する

緊急事態発生時には、それまでと同様に拠点を使えるとは限りません。手段や人員、設備についても同じことが言えます。もし、拠点や設備が使えなくなったら、どのようにして中核業務を守ればよいかということを検討しておくことが必要です。そのためには、まず、必要資源を整理しなければなりません。拠点、手段、人、設備、情報の5つの視点で、何が必要になるかを洗い出します。

拠点が使えなくなった場合は、どこを代替拠点にするかをあらかじめ決めておきます。自社内に適当な代替拠点がない場合は、提携先との協力やサテライトオフィスの利用も考えましょう。災害直後は、事業継続の手段もこれまでどおりといかないかもしれません。在宅勤務や、クラウドサービスの利用、外部委託なども代替手段の選択肢に加えてみましょう。

代替拠点、代替手段が決まったら、その内容に応じて、予備人員、予備設備、情報のバックアップについても検討していきます。テンプレートを利用してBCPを策定する場合でも、このような代替案について具体的に記載する欄がある場合がほとんどです。この段階で、十分に検討しておけば、その結果をそのまま記入できます。

ステップ④計画書にまとめて社内に周知する

リスク評価や代替手段等の整理が済んだら、テンプレートを使って計画書の形にまとめていきます。WordやExcleで独自のテンプレートを作成してもいいですし、自治体等が配布しているテンプレートを活用してもかまいません。組織の情報や守るべき中核業務、復旧に向けたステップなどを記載し、完成したら社員全員が閲覧できるようにしましょう。

BCPに基づき、平常時に行う事前対策と緊急事態発生時の対応について、それぞれ誰が、いつ、何をするか役割分担を決め、マニュアルを作成しておくことも大切です。特に緊急事態発生時については、初動対応、緊急対応、復旧対応の3段階に分けて記載しておくと、スムーズに動けるでしょう。部署ごとにも、簡易的なマニュアルを作っておくと、さらに動きやすくなるかもしれません。

ステップ⑤定期的に訓練し更新サイクルを回す

最後に、策定したBCPを実際に動かすための運用計画を立てます。定期的に訓練を行い、内容を見直すことは実効性を高めるために不可欠です。最低でも年1回の訓練実施を計画に盛り込みます。訓練後のフィードバックをどのように反映させ、社員全員に周知するかというところまで計画書に記載しておくことが重要です。

3.テンプレートを活用するメリット

これまでBCP策定を行ったことがない企業にとって、0から計画書を作るのは容易なことではありません。必要事項や記載手順がよくわからない場合は、無理せずテンプレートを利用しましょう。テンプレートを活用することには次のようなメリットがあります。

• 必須項目が網羅されており記載手順も明示されている
• 抜け漏れを防げる
• フォーマットが整備されており短時間で作成できる
• 最新のガイドラインや実施例が反映されている
• 社内での共有や更新がしやすい

無料でダウンロードできるテンプレートを業態別や事業規模別に用意している自治体もあります。いくつか比較したうえで、自社に合うものを選んで活用してみましょう。

4. 「1枚BCP」のテンプレートに不可欠な記載事項は？

初めて作成するBCPは1枚にまとめるのがおすすめです。全体を把握しやすく、周知もしやすいからです。最低限記載が必要な事項を挙げると以下のようになります。

• 組織の基本情報、責任者、連絡先、拠点一覧など
• 想定されるリスクと守るべき中核業務、優先順位など
• 目標復旧時間と代替拠点・代替手段・予備人員・予備設備・情報のバックアップについて
• 緊急時の連絡網と安否確認体制について
• 訓練計画と改善の仕組みについて

まとめ

各自治体では、A3用紙1枚にまとめられる簡易版のテンプレートも提供しています。まずは、テンプレートを活用して最初の一歩を踏み出しましょう。BCPは一度作って終わりというものではありません。簡単なところから無理なく始めても、訓練と更新を繰り返していけば、いずれは自社にぴったり合う形に仕上がっていくはずです。